Referenzbericht Craiss2019-07-02T15:52:01+01:00

Referenzbericht Craiss

Speditionsakte von intex mit automatisierter Archivierung aus lbase.

Referenzbericht Craiss

Speditionsakte von intex mit automatisierter Archivierung aus lbase.

Zum Qualitätsführer mit digitalen
Dokumenten und Prozessen.

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Albert Craiss GmbH & Co. KG

Albert Craiss GmbH & Co. KG

REFERENZBERICHT ALS E-BOOK
REFERENZBERICHT ALS E-BOOK

Die Albert Craiss GmbH & Co. KG aus Mühlacker gehört in der Speditions- und Logistikbranche zu den Qualitätsführern. Dies kommt nicht von ungefähr, denn der Logistikdienstleister hat in den vergangenen Jahren viel in modernste IT investiert. Mit dem TMS (Transport Management System) von lbase als Branchensoftware und unseren intex-Lösungen für Workflow und elektronisches Dokumentenmanagement der EASY Software AG beschleunigt CRAISS seine speditionellen Geschäftsprozesse und kann sofort auf Kundenanfragen reagieren, Rechnungen und Gutschriften schneller auslösen, kurz: seinen Kunden und Partnern bestmögliche Qualität bieten. In Kundenbefragungen erzielt CRAISS deshalb regelmäßig Höchstbewertungen. Der gute Service bei Abrechnung und Dokumentenmanagement wird dabei besonders gelobt.

Matthias Diehm ist kaufmännischer Geschäftsleiter bei CRAISS und schon seit 1996 im Unternehmen. Der 48-Jährige kennt noch die Zeiten, zu denen in Mühlacker mit unterschiedlichen, z. T. selbst erstellten IT-Softwarelösungen gearbeitet wurde. Schon bald aber, 1999, führte man lbase als zentrales Speditionssystem ein. „Diese Software deckt einfach alle Bereiche unserer täglichen Arbeit ab“, so Diehm, „verglichen mit anderen Produkten bietet sie die größten Möglichkeiten, Workflows selbst einzurichten – und zwar durch eigene Logistikmitarbeiter mit IT-Background.“ In Verbindung mit der EASY-Archiv- und Workflowlösung von intex und weiteren Produkten wie dem Telematik-System von AIS lässt sich so eine ganzheitliche Lösung aufbauen. Mit lbase stand die Basis, doch die ersten zehn Jahre arbeitete das Unternehmen ohne Workflow und elektronisches Archiv. Alle speditionellen Ablieferbelege (rund 2.200 waren es täglich alleine am Hauptsitz in Mühlacker) mussten also manuell zusortiert und bearbeitet werden. Die vom Frachtführer eingereichten Frachtpapiere, d. h. Frachtbriefe (CMR), Liefer-, Paletten- und Wiegescheine etc., durchliefen sequenziell bis zu fünf Abteilungen: Posteingang, Fachbereich, Palettenabteilung, Buchhaltung, Ablage. „Obwohl nur bei zehn Prozent der Frachtpapiere abrechnungsrelevante Differenzen zwischen erfasstem Auftrag und tatsächlichem Transportaufkommen auftraten“, erklärt Matthias Diehm, „mussten wir 100 Prozent der Vorgänge manuell prüfen.“

Acht Wochen vom Transport bis zur Abrechnung

Rechnungen an Kunden versendete CRAISS damals zwar auch schon überwiegend zeitnah, unabhängig von der Verfügbarkeit der Ablieferpapiere. Wie schnell dies vonstattenging, hing jedoch davon ab, wie der zuständige Mitarbeiter im Bereich Administration gerade zeitlich verfügbar war. Bereichsübergreifende Vertretungsregelungen gab es nur eingeschränkt. So dauerte es vom Transport bis zur finalen Ablage der Dokumente mitunter bis zu acht Wochen. „Dass dies selbst heute nicht unüblich ist, stellen wir auch immer wieder in Gesprächen mit anderen Speditionen fest“, so Matthias Diehm.

Auf der Suche nach einem DMS-Lieferanten kam der damalige IT-Leiter schnell auf intex. Die iCenter-Schnittstelle zwischen dem EASY-System und lbase hat intex gemeinsam mit Imtech erstellt, sie ist bereits bei vielen Speditionen erfolgreich im Einsatz. Zu Beginn wurde ein Testsystem eingerichtet. Nach Vertragsabschluss sowie organisatorischer Vorbereitung startete sechs Monate später der Echtbetrieb – zunächst mit der Archivierung von Ausgangs- und Eingangsdokumenten und dem Aufbau einer Sendungsakte mit Zuordnung zu lbase. In einem zweiten Schritt wurde die automatische Rechnungs- und Gutschriftverarbeitung produktiv geschaltet.

Strukturierter Eingang der Ablieferpapiere garantiert schnelle Verarbeitung

Was hat sich seit der DMS-Einführung im Vergleich zum papierbasierten Arbeiten verändert? Die Frachtführer liefern ihre Ablieferpapiere wie bisher in Mühlacker ab oder schicken sie an die Zentrale. „Wir sind kein typischer, Hub-orientierter Stückgutspediteur“, erklärt Oliver Sperandio, „bei über 90 Prozent der Verkehre sehen wir die Fahrzeuge nicht, sie sind europaweit unterwegs und deshalb nur zeitweise in Mühlacker verfügbar.“ Aber die Ablieferpapiere sind heute nun schon vorstrukturiert, denn jeder Frachtführer erhält einen fahrtbezogenen CRAISS-Ladeauftrag inklusive Barcode sowie zusätzlichen Trennblättern je Einzelsendung. Die Barcodes auf den Dokumenten enthalten die Fahrt- und Sendungsnummer und stellen somit die Verbindung zum Auftrag in lbase dar. Die Ablieferbelege sind somit hierarchisch gegliedert nach Ladeauftrag, Fahrt und den einzelnen Sendungen, jeweils durch Deckblätter getrennt. Nicht-CRAISS-eigene Dokumente werden zusätzlich mit einem belegtypbezogenen Barcode belabelt und anschließend mit EASY CAPTURE eingescannt. Ein eigenes Tool von intex ergänzt an dieser Stelle die Capture-Software und stellt sicher, dass die Ablieferbelege zu fahrtbezogenen Dokumenten zusammengefasst werden. So können die Mitarbeiter von CRAISS im EASY-ARCHIV ein einzelnes Dokument sowohl über die Fahrt- wie über die Sendungsnummer suchen.

Fahrt- und sendungsbezogene Dokumente

Der Vorteil dabei: Die Kundenabrechnung basiert zwar immer auf der einzelnen Sendung, doch die Frachtführer werden in der Regel pro Fahrt bezahlt. „Wir können uns damit in lbase mit einem Klick alle Ablieferbelege zu einer bestimmten Fahrt anzeigen lassen“, so Oliver Sperandio. Unmittelbar nach dem Scanvorgang stehen die Ablieferbelege zusätzlich als Sendungsakte im EASY-ARCHIV zur Verfügung. Neben den Ablieferpapieren werden die Rechnungen der Frachtführer automatisiert verarbeitet. Während die festen Transportpartner von CRAISS über Gutschriften bezahlt werden, reichen die Fremdfrachtführer Rechnungen ein, welche zu überprüfen sind. Auch dies geschieht heute vollautomatisch mit der intex-Lösung. Die Rechnungen werden von der Sendungsakte getrennt und gesondert eingescannt. Der Rechnungsleser FCI liest per Optical Character Recognition (OCR) die Rechnungsdaten aus und gleicht sie mit den Stamm- bzw. Auftragsdaten aus lbase ab. Intex hat die OCRSoftware an die speziellen Belange der Speditionsbranche angepasst.
Die Rechnung wird mit den Daten aus den Ablieferbelegen und dem Auftrag in lbase abgeglichen und, sofern alle Plausibilitäten geprüft wurden, automatisch zur Bezahlung an die Buchhaltungssoftware freigegeben. Aktuell läuft bei CRAISS zusätzlich ein Projekt, bei dem Gutschriften an die festen Partner automatisiert erstellt werden.
Rund 180 Rechnungs- und 120 Gutschriftseingangspositionen werden so bei CRAISS täglich über diesen Prozess abgewickelt. Treten im Zuge des automatischen Abgleichs Preisabweichungen oder sonstige Differenzen auf, so wird der Beleg über den iCenter-Workflow von intex an den zuständigen Disponenten weitergeleitet. Dieser kontrolliert den Vorgang und gibt den Beleg anschließend manuell frei. Der Workflow basiert auf EASY-DOCUMENTS und wird webbasiert über den Browser bedient.

Zeitdauer zwischen Papiereingang und Palettenbuchung von 14 auf einen Tag verkürzt

Durch die automatisierte Prüfung von Ablieferbelegen, Rechnungen und Gutschriften mit der intex-Lösung hat CRAISS schon bald nach Einführung des Systems erhebliche Potenziale im administrativen Bereich schaffen können. Immens ist auch der positive Effekt in der Lademittelverwaltung: Von früher durchschnittlich 14 Tagen auf jetzt einen Tag hat sich die Zeitdauer zwischen Papiereingang und Palettenbuchung verkürzt. Durch automatisierte und einheitliche Prozesse ist heute jeder Mitarbeiter im administrativen Bereich in der Lage, fast jeden Vorgang abzurechnen. Die Debitorenbuchhaltung ist durch den direkten Zugriff auf die elektronischen Dokumente flexibler und schneller geworden. Des Weiteren hat sich die Prozessdauer zwischen Leistungs- und Zahlungsdatum im Projektverlauf um 25 Prozent verkürzt, wie Matthias Diehm ausgerechnet hat. Dies macht sich monetär erheblich bemerkbar: Durch früheren Geldeingang erhöhte der Logistikdienstleister seine Liquidität, erzielt positive Zinseffekte und hat damit den bei Projektbeginn errechneten ROI von 1,8 Jahren sogar noch früher erreicht – ein wichtiger Faktor bei einer Investition im sechsstelligen Euro-Bereich.

Kunden greifen auf Frachtunterlagen per Online-Client zu

Das elektronische Archiv hat intex auch in den Online-Client von lbase eingebunden. Über diesen können die Kunden selbstständig ihre Aufträge einpflegen, Sendungen nachverfolgen und eben die Transportdokumente im Archiv einsehen. „Diesen Service nutzen vor allem kleinere und mittelgroße Kunden, für die sich die Einrichtung einer EDI-Infrastruktur zur Auftragsübermittlung nicht lohnt“, erläutert der IT-Leiter. Das iCenter von intex nutzt CRAISS neben der Rechnungsprüfung für das Entwerfen von Workflows für Personalbedarf und Neueinstellung von Beschäftigten. Das Archiv wurde des Weiteren in die Microsoft-Office-Produkte integriert, so dass die Kollegen/innen sendungsbezogene Dokumente direkt aus Outlook/Word/Excel in der Sendungsakte im EASY-ARCHIV ablegen können. E-Mails werden mit EASY FOR EXCHANGE archiviert und für die Vertragsverwaltung nutzt der Logistiker EASY-CONTRACT.

Das Unternehmen

Die Albert Craiss GmbH & Co. KG wurde 1931 in Mühlacker gegründet und ist heute einer der führenden mittelständischen Logistikdienstleister in Deutschland. Markenzeichen von CRAISS ist der „Jumbo“: Das Unternehmen kommt originär aus dem großvolumigen Komplettladungsbereich, ist aber heute auch in den Segmenten Teilpartien und Stückgut erfolgreich zu Hause. Hauptsitz der international tätigen Unternehmensgruppe ist Mühlacker. Weitere ausländische Niederlassungen sind in Prag, Posen (Polen), Jászkisér (Ungarn), Skopje (Mazedonien) und Sibiu (Rumänien) beheimatet. Der Fuhrpark des in dritter Generation geführten Unternehmens umfasst 500 Fahrzeuge. Neben dem klassischen Transportgeschäft bietet CRAISS umfassende Logistiklösungen an, z. B. in Form von komplexen Logistik-Outsourcingprojekten, bei denen CRAISS vom Wareneingang über die Lagerverwaltung, Produktionsversorgung und -entsorgung sowie Versand alle Prozesse für seine Kunden übernimmt. Das letzte Standbein des Unternehmens bildet die Logistikberatung. Hier unterstützt CRAISS seine Kunden bei der Optimierung der eigenen logistischen Prozesse entlang der Logistikkette.